La vie d’une entreprise peut être ponctuée par de nombreux évènements dont le déménagement. Ce dernier résulte souvent d'un événement positif comme l'extension de l'activité de l'entreprise, la fusion avec une nouvelle société, la hausse du nombre des salariés. Toutefois, il peut être une source de stress à la fois pour le dirigeant que pour les salariés. Pour que cette opération se déroule dans les meilleures conditions, il faut suivre quelques étapes.
La planification, pour un déménagement serein
Une planification efficace s’impose pour déménager son entreprise à rouen. À cet effet, la première chose à effectuer est de fixer les délais du déménagement. L’installation dans les nouveaux locaux doit ainsi être terminée dans les temps.
Pour que cette opération n’ait pas des répercussions négatives sur le bien-être des salariés ainsi que sur les activités de l’entreprise, il faut s'y prendre bien à l'avance. Pour une société qui compte moins de 10 employés, une préparation de 1 mois à l’avance suffit. Si votre entreprise compte moins de 10 salariés, préparez le déménagement au moins 3 mois. Une société plus grande avec 10 à 500 salariés, quant à elle, doit prévoir 6 mois environ. Et pour plus de 500 employés, il faut s’y mettre au minimum 1 an.
Une fois la date déterminée, vous passez aux préparatifs. Cela commence par la communication de cette décision au sein de l’entreprise. C’est crucial pour que les salariés s’engagent dans le processus. Il est crucial de les rassurer. Puis, il faut établir un cahier de charges dans lequel vous notez toutes les tâches à effectuer : tri dans les archives, changement des cartes de visite, travaux de rénovation, etc.
S’informer sur les formalités de déménagement d’entreprise
Pour un déménagement réussi à Rouen, vous devez connaître toutes les formalités à suivre. Commencez par bien lire votre contrat de bail pour voir le délai de préavis. Le fait de ne pas respecter ce délai peut engendrer le paiement de frais importants. Ainsi, tenez en compte pour fixer la date du déménagement. En général, il va de 3 à 6 mois.
Ensuite, avant de signer le bail de vos nouveaux locaux, effectuez un audit des lieux. Assurez-vous que ceux-ci répondent bien aux nouveaux besoins de votre entreprise. Vérifiez également l’état des installations et évaluez les frais relatifs aux différents aménagements à effectuer (installation électrique, pose de cloisons, acquisition de nouveau mobilier, etc.). Il est même recommandé de rédiger un cahier des charges qui répertorie les besoins de votre société avant de rechercher des locaux. Puis, tenez compte de l’évolution de votre activité. Il vaut mieux choisir des bureaux spacieux qui peuvent vous accompagner dans la croissance de votre entreprise. Cela vous évitera de déménager à nouveau.
Puis, n’oubliez pas les formalités administratives. Vous devez notamment effectuer les changements d’adresse de votre entreprise auprès des différentes administrations au moins 1 mois avant la date du déménagement. La caisse de retraite, votre compagnie d’assurance, la préfecture, les fournisseurs d’internet… sont autant d’administrations qui doivent être informées de l’adresse de vos nouveaux locaux.
Faire appel à une société de déménagement d’entreprise
Passer par un professionnel est plus rassurant pour déménager son entreprise à rouen. Cela procure sérénité et tranquillité d’esprit. En effet, la société de déménagement prend en charge toutes les formalités. Elle prépare et organise le déménagement. Elle effectue également l’empaquetage des différents biens à déménager et l'aménagement de vos nouveaux locaux.
Certes, recourir aux services d’une société de déménagement a un coût. Toutefois, son intervention est incontournable surtout pour une grande entreprise. Pour connaître le budget à prévoir à cet effet, il suffit de demander des devis auprès des entreprises qui se spécialisent dans ce secteur d’activité.
