Avec l’apparition des outils de GED, il devient de plus facile aux entreprises de prendre le contrôle de leurs fichiers électronique et d’améliorer par la même occasion leurs prestations. Cependant, le législateur a mis des balises afin de protéger la vie privée numérique. Si vous utilisiez une solution comme celle proposée par Archiveco, cette disposition sur l’archivage électronique vous concerne.
Le Règlement général de la protection des données
Encore appelé RGPD, c’est une prescription législative qui vise à simplifier et à uniformiser les statuts sur la protection des données au sein de l’Union européenne. Cette réforme sera déployée dès le 25 mai 2018 et entraînera systématiquement une mise à jour des dispositifs de collecte de la part des entreprises.
La GED : qu’est-ce que c’est alors ?
Il s’agit d’un sigle signifiant : Gestion électronique de documents. Il fait appel à des outils informatiques spécialement conçus et performants dans le but de manipuler les flux de documents qui circulent (entrants et sortants) au sein d’une entreprise. C’est une solution dont vous pouvez vous servir dans la création des données dans l’archivage de vos documents. Elle vous permet de garder le contrôle sur les différentes versions du document.
Ces logiciels faciliteront la participation des utilisateurs, la capitalisation et les échanges d’informations au sein d’un même groupe de travail. Quel que soit votre domaine d’intervention, la GED est une solution qui améliore la qualité de vos services et augmente vos revenus sur le long terme.
Qui sont ceux qui seront touchés par cette disposition ?
Toutes les organisations sont concernées par le RGPD, du moment où elles collectent ou traitent des données personnelles relatives aux personnes vivant sur le territoire de l’Union européenne.
Parlant d’indications à caractères individuels, ce sont des informations ayant trait à une personne physique. Cette dernière peut être déjà identifiée ou identifiable grâce à des éléments de référencement tels que les numéros d’identification ou encore d’autres indications comme :
- Le nom
- La photo
- L’e-mail
- La date de naissance, etc.
Ainsi, la GED doit prendre en charge l’un de ces facteurs dans une entreprise, cette dernière devra être soumise au RGPD.
Quelles sont les incidences de cette loi sur l’archivage électronique ?
Bien avant d’impacter les acteurs impliqués dans l’archivage, cette disposition influe en grande partie sur les prestataires de stockage de données. Mais étant donné que les fichiers électroniques destinés à l’archivage sont souvent des contrats, bulletins de souscription, crédits conso, documents RH, etc., ils sont susceptibles de contenir des données à caractère personnel.
De ce fait, le responsable du fichier doit s’assurer que le prestataire est en règle vis-à-vis de la loi et qu’il présente les garanties nécessaires en termes de sécurité et de confidentialité dans la GED. Sans quoi, c’est lui qui endossera les responsabilités sur le plan juridique en cas de problème.
Le prestataire se doit donc de fournir à ses clients des preuves et éléments de réponses indispensables lui permettant de faire face aux contraintes et formalités imposées par la législation. Il doit particulièrement fournir le registre des traitements de même qu’un document (contrat) mentionnant les clauses.
Quant aux entreprises, elles sont tenues à un respect strict des règles de consentement. En effet, elles doivent solliciter l’avis des clients afin de pouvoir collecter des données sur eux.
Quel que soit le type de votre entreprise, les outils de la GED représentent un élément influent dans la création de valeur. Une meilleure connaissance du client facilite le succès de votre société. Puisqu’ils sont donc importants, il est indispensable de réglementer leur collecte. C’est ce qui justifie donc la nécessité du RGPD qu’on peut télécharger sur AFCDP.
